부가가치세 신고 시 사업자가 반드시 챙겨야 할 증빙자료

직장생활을 하다 보면 각종 경조사나 업무상 필요한 지출이 발생하기 마련이다. 이때 개인카드 또는 현금영수증 카드를 이용하여 결제하면 연말정산 시 소득공제 혜택을 받을 수 있다.

하지만 일부 사업자들은 경비처리를 목적으로 임직원 명의 신용카드를 발급받아 사용하기도 한다. 문제는 이러한 경우 추후 세무조사 대상 선정 및 비용 부인 당할 가능성이 높아진다는 것이다.

따라서 법인사업자나 복식부기의무자인 개인사업자라면 관련 증빙서류를 꼼꼼히 챙기는 것이 중요하다. 그렇다면 어떠한 증빙서류를 어떻게 준비해야 하는지 알아보자.

1. 적격증빙자료란?

법의 비용 처리 요건이 인정된다는 증거다. 그 이외의 비용으로 인정받기 어렵거나 다른 증빙자료로 대체하면 세금이 더 나올 수 있다. 사업자가 거래할 때 반드시 챙겨야 할 거래 증빙자료는 적경증빙자료와 그 외의 증빙자료로 분류할 있다. 반드시 챙겨야 할 의무를 가지고 있는 것이 적격증빙자료이다.

3만 원 이상의 거래(단, 이 경우 경조사비는 20만 원을 초과한다.)
10,000원이 넘는 접대비를 수반하는 거래

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2. 적격증비자료의 종류

법적으로 인정하는 적격증빙자료의 종류는 상호, 사업자등록번호, 금액이 입력된 자료이며 아래와 같다.

세금계산서- 과세사업자 중 일반사업자만 발급이 가능하며, 간이과세자(직전연도 수입금액 4,800만 원 미만)나 면세사업자는 발급이 불가능하다.
계산서- 농수산물 등의 면세물품의 거래의 경우, 세금계산서가 아닌 '계산서'를 발행한다. 부가가 시세 신고 시 매입세액공제는 불가능하지만, 의제매이세액공제가 가능하다. ※ 의제매입세액공제란-농·축·수·임산물을 면세로 구입하고 원재료를 사용하여 부가가치세가 과세되는 재화를 제조·가공하거나 용역을 창출하는 사업자에 대하여 금액을 매입세액으로 공제하는 것
신용카드
현금영수증- 현금영수증은 근로자 소특공제용과 사업자 지출증빙용이 존재한다. 사업자는 반드시, 사업자 지출증빙으로 현금영수증을 받아야 매입세액공제가 가능한다.
간이영수증-간이영수증은 적격증빙은 아니지만, 부득이한 경우에 제한금액만 인정하고 있다. 일반경비는 3만 원까지/접대비의 경우 1만 원까지 인정받을 수 있으며, 공제비용으로 인정받기 위해서는 2%의 증빙불비가산세를 부담해야 한다.

3. 적격증비자료 미수취에 따른 불이익

적격증빙자료 수취 의무 이외의 증빙자료를 수취한 경우

접대비는 비용으로 인정되지 않는다.
적격증빙미수취로 인하여 비용으로 인정되지 않는 경우에는 대표자 등에게 상여, 배당 등의 소득으로 처분되어 원천세 징수 의무도 발생한다.

4. 적격증비자료 보관기한

법인사업자는 거래에 대한 증빙자료를 신고기한부터 5년가 보관해야 한다. 다만 해당 사업연도 개시일부터 소급하여 5년 전에 발생한 이월결손금을 공제받는 경우, 그 결손금이 발생한 사업연도의 증빙자료는 이월결손금의 공제받은 사업연도의 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관해야 한다.

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